Er du frivilligansvarlig
og vil du gerne arbejde mere effektivt ?
Hvis du er frivilligansvarlig, frivilligkoordinator, eventkoordinator eller "bare" er den med ansvar for at rekruttere og planlægge din organisations næste begivenhed. Står du og skal ud og rekruttere og planlægge opgaver i samarbejde med frivillige, så skal du læse med her.
Vidste du at der i gennemsnit går en times arbejde per frivillig du skal rekruttere og vagtplanlægge fra start til slut. Så planlægger du med eksempelvis 100 frivillige til din næste event, så skal du regne med at bruge tæt på 3 hele arbejdsuger - fuld tid vel og mærke!
Frem for at bruge Excel regneark, gule sedler, emails og facebook - så overvej om ikke at det er på tide at bruge et moderne vagtplansystem og spar op til 80% af tidsforbruget på rekruttering, vagtplaner og kommunikation.
Der er skam intet i vejen med Excel, det er bare ikke det rigtige værktøj til at rekruttere og planlægge et større event i.
Bruger du Excel, Word, Google docs eller en andet manuelt system, er der en stor risiko for at du får lavet indtastningsfejl når dine frivillige sender sine kontaktinformationer på email, sms eller via Facebook og du kopierer deres oplysninger ind i arket.
Lad dine frivillige indtaste deres kontaktinformation direkte i jeres vagtplansystem - kun på den måde sikrer du dig imod dobbeltarbejde og tab af data.
Med et vagtplansystem som CrewPlan, kan du nemt opsætte databasen til at indeholde netop de data som din organisation har brug for.
Med EU's GDPR lovgivning som trådte i kraft den 18. maj 2018 er det nu endnu vigtigere at sikre sig samtykkeerklæringer fra dine frivillige.
Med CrewPlan som frivilligsystem kan du med ro i sindet indsamle relevant information fra de frivillige, alle data opbevares i EU og er altid krypterede for alle andre end dig selv og den frivillige selv.
I den traditionelle tilgang til at organisere frivilligt arbejde, spørger den frivilligansvarlige den enktelte frivillige hvornår han eller hun har lyst til at komme og være frivillig. Det er en enormt arbejde at indsamle disse oplysninger og sikre at flest mulige får opfyldt deres ønsker.
Med et vagtplansystem som CrewPlan lader du de frivillige selv vælge hvornår de ønsker at være på vagt. Ikke alene fjerner det en stor arbejdsbyrde, men vigtigere endnu så giver det en høj grad af tilfredsstillelse hos de frivillige selv at vælge opgavetype og hvornår den skal udføres. Det sikrer en god balance mellem arbejde, familie og frivillighed.
Med et vagtplansystem som CrewPlan skal de frivillige ikke vente på at få besked om deres ønsker til vagtplanen bliver opfyldt, de er selv med til at sikre de mest engagerede frivillige er på vagt og som frivilligkoordinator skal du ikke forsøge at indfri alles ønsker, men blot lave en fair og god vagtplan der passer til de behov der er for bemanding.
Avancerede funktioner som sammenkædede vagter sikrer at du kan opbygge en vagtplan der matcher jeres behov. Hvad med roller der sikrer at kun de rette frivillige kan tage en vagt. Automatisk advisering via email og sms er oplagt for at sikre at de frivillige ikke glemmer en vagt. Med CrewPlan's ventelistefunktion kan de frivillige stå standby til der bliver en plads ledig på en vagt.
Ved at give dine frivillige adgang via deres smartphone til ikke kun vagtplaner men også information om arbejdsopgaver samt nyheder og lignende fra jeres organisation, sikrer du at alle frivillige altid har adgang til de rette informationer og dokumenter som er med til at sikre både deres engagement samt jeres organisations optimale udnyttelse af alle ressourcer.
Automatisk advisering før en vagt via email og sms til de frivillige sikrer at ingen glemmer en vagt de har taget, det gør det sjovere at være frivilligkoordinator når smarte funktioner automatiserer de kedelige opgaver.
Du kan gratis prøve CrewPlan i 30 dage, hvis du beslutter dig for at fortsætte mister du ingen af dine indtastede data.
Sørg for at få opsat frivilligdatabasen i din konto så den matcher de data I ønsker fra de frivillige, tøjstørrelser, madallergier, erfaringer m.v.
Opret en eller flere vagtplaner der ligner jeres virkelighed, tag udgangspunkt i en event du har planlagt tidligere - eller opfind en til lejligheden.
For at teste ethvert vagtplansystem bør du lade udvalgte af dine frivillige teste det, både IT kyndige og uerfarne bør kunne bruge systemet for at det bliver en succes.
Når man arbejder i et hektisk miljø som Roskilde Festival er det super vigtigt at de frivillige husker deres vagter og møder ind til tiden, derfor er det skønt at vide at CrewPlan automatisk sender en personlig sms til de frivillige og husker dem på at deres vagt snart begynder.
Med CrewPlan formåede vi på kort tid at rekruttere og lave vagtplaner for de mange tusinde timers frivilligt arbejde til dette års ølfestival.
